Conservazione dei documenti informatici: cosa deve essere in grado di garantire un sistema di gestione informatico?

Prerogativa necessaria affinché il documento informatico integri le caratteristiche di qualità e sicurezza, è la sua gestione all’interno di un sistema di gestione documentale ex art. 3, comma 4, lett. d), del DPCM 13 novembre 2014.

Un sistema di gestione informatico dei documenti deve essere necessariamente in grado di:

a) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema;

b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;

c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;

d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

e) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali;

f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.

Fonte: LINEE GUIDA SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Agenzia per l’Italia Digitale