Digitalizzazione dei documenti: automatizzazione e standardizzazione della logistica

La digitalizzazione dei documenti apre la strada a nuovi standard di automazione, standardizzazione e integrazione anche nella logistica. Il digitale permette di reingegnerizzare la gestione documentale e favorisce una rivoluzione pratica e culturale ormai essenziale per il settore: la tradizionale amministrazione cartacea dei documenti di magazzino, infatti, non è più funzionale agli standard richiesti dal mercato. Con i documenti elettronici, invece, il direttore della logistica riesce finalmente ad avere il pieno controllo delle attività, evitando ritardi e inefficienze che avrebbero implicazioni negative a livello operativo e finanziario, risultando fatali per il business. Insomma, è chiaro come la digitalizzazione dei documenti offra benefici ormai imprescindibili per il settore logistico: analizziamo i cinque ambiti in cui questi miglioramenti sono subito più evidenti.

#1 Semplificare l’amministrazione con un flusso informativo più efficiente

La gestione amministrativa delle pratiche di magazzino è il cuore di tutta la catena distributiva. Applicare principi e prassi della digitalizzazione in questo ambito produce vantaggi in tutta la filiera, a partire dall’integrazione del ciclo dell’ordine. Si pensi al documento protagonista di questa attività: la fattura. Questo tipo di atto – così come tutte le pratiche contabili e amministrative – ha una valenza non solo fiscale ma anche informativa e, evidentemente, operativa. Per questo, la digitalizzazione dei documenti e dei processi di firma genera un flusso di lavoro più sicuro, integrato ed efficiente che alleggerisce il carico di lavoro degli operatori, ottimizza l’interazione e la collaborazione tra gli attori della catena e, infine, migliora il servizio nel suo complesso.

#2 Velocizzare i processi grazie alla digitalizzazione dei documenti

Informazioni digitalizzate significa massima visibilità e tracciabilità di ogni singolo dato funzionale alla catena di distribuzione: per gli operatori, questo vuol dire poter cercare, modificare e condividere informazioni in tempo reale. In pochi passaggi, è possibile verificare istantaneamente disallineamenti, aggiornare l’inventario e procedere al riassortimento delle scorte di magazzino. Con la digitalizzazione dei documenti, infatti, i dati transitano in maniera già strutturata da e verso i fornitori, razionalizzando notevolmente tutti i processi operativi, riducendo il tempo impiegato in attività di data entry e abbattendo il margine di errore. Il paradigma digitale, come già accennato, abilita inoltre l’utilizzo di firme digitali e grafometriche: uno strumento essenziale per rendere molto più agili e veloci le fasi di trasmissione e validazione dei documenti.

#3 Ottimizzare spazi, costi e risorse nella digital supply chain

La maggiore eco-sostenibilità garantita dalla dematerializzazione dei documenti cartacei è quasi scontata. Meno spreco di carta e inchiostro sono assicurati, a tutto vantaggio dell’ambiente (e del budget aziendale); anche il costo di acquisto e manutenzione delle stampanti viene drasticamente abbattuto. E con meno materiale cartaceo da dover archiviare, inoltre, si liberano spazi aziendali.

Ma la digitalizzazione dei documenti offre anche importanti opportunità in termini di ottimizzazione delle risorse umane: automatizzando le mansioni di routine, le persone possono dedicarsi a compiti più gratificanti e di maggior valore per il business.

#4 Digitalizzazione dei documenti e rispetto della conformità normativa

Oltre a essere dispendiosa in termini di spazio, l’archiviazione e la conservazione delle pratiche amministrative è un’attività che deve sottostare a norme e obblighi stringenti sotto il profilo giuridico. Anche in quest’ottica, la digitalizzazione dei documenti offre un vantaggio sostanziale al settore logistico: la conservazione elettronica, infatti, protegge i documenti dal rischio di smarrimento, furto o deterioramento, assicurandone la validità legale e l’immodificabilità. Non solo: nel caso in cui ci sia necessità di rintracciare documenti archiviati da tempo, scandagliare tutti i faldoni di un archivio cartaceo può essere un’impresa particolarmente ardua. Il paradigma elettronico, invece, permette di reperire in pochi clic esattamente la pratica che si sta cercando.

#5 La logistica digitale migliora il servizio e aumenta la customer satisfaction

Come abbiamo visto, la digitalizzazione dei documenti e dei dati nel settore logistico promuove l’integrazione all’interno della filiera e la collaborazione tra i diversi nodi della rete distributiva. Questo aspetto si riflette su un aumento considerevole di resilienza e flessibilità: alimentando un circolo virtuoso di processi intelligenti, è possibile far fronte in maniera più proattiva alle variazioni della domanda e velocizzare il time-to-market. In ultima analisi, quindi, il servizio migliora, i clienti sono più soddisfatti e il business cresce.