Logistica digitale: semplifica la gestione con Olsa

Implementare efficacemente un modello di logistica digitale oggi rappresenta la chiave per semplificare, velocizzare e snellire le attività amministrative in azienda. Dall’emissione dell’ordine fino all’archiviazione di ogni pratica, passando per la bollettazione relativa alla consegna di beni o servizi e alla ricezione delle fatture: tutti i processi amministrativi, tradizionalmente, sono stati gestiti anche attraverso una logica di confronto continuo tra il personale presente in ufficio. Questo oggi è reso più difficoltoso a causa della remotizzazione del lavoro: emerge, pertanto, la necessità di poter contare su un’interfaccia di collegamento che renda disponibili contenuti e documenti senza vincoli spazio-temporali.

In questo scenario, Olsa, si schiera al fianco dei propri clienti, non come semplice partner tecnologico, ma come vero e proprio alleato che coadiuva il processo di gestione amministrativa in un’ottica di logistica digitale. E lo fa attraverso un importante supporto di tipo consulenziale, unito a uno strumento operativo che permette di cogliere da subito tutti i vantaggi del nuovo paradigma: Ibidoc System, sistema integrato di fatturazione elettronica e conservazione a norma. Vediamone le caratteristiche salienti.

Ibidoc come strumento chiave per una logistica digitale semplice e completa

Lontano dalle classiche logiche delle piattaforme informatiche tradizionali, Ibidoc System è un vero e proprio strumento di utilità per la logistica digitale che permette di arricchire il processo amministrativo con il servizio e la competenza che Olsa ha maturato nel corso della propria storia. L’interfaccia di Ibidoc è espressamente pensata per agevolare sempre di più la gestione del dato: la piattaforma è infatti estremamente user friendly, presenta una veste grafica accattivante ed è progettata secondo una logica di navigabilità concepita per andare incontro alle peculiari esigenze del personale amministrativo. In questo modo è possibile superare le criticità dovute alla remotizzazione delle risorse, grazie a un livello intermedio di condivisione che consente di gestire digitalmente, a tutto tondo, la documentazione scambiata in azienda. Attraverso le dashboard, gli utenti autorizzati possono accedere agevolmente a tutte le informazioni necessarie per completare le proprie attività quotidiane, monitorare le performance e individuare rapidamente eventuali criticità da risolvere. Il sistema integrato di Ibidoc, infatti, abbraccia ogni fase del processo amministrativo della logistica digitale, garantendo la conformità normativa di tutto l’iter, fino alla conservazione.

Fatturazione elettronica attiva e passiva: il cuore della logistica digitale secondo Olsa

Il cuore delle attività amministrative nella logistica digitale è rappresentato senza dubbio dalla fatturazione elettronica, strumento che semplifica i processi, garantisce il valore legale dei documenti, offre maggiori livelli di sicurezza rispetto al sistema analogico e, oltre ad assolvere gli obblighi di legge, permette di risparmiare sui costi tipici della gestione cartacea (sia in termini di denaro che di tempo). Per quanto riguarda l’amministrazione del ciclo attivo, ovvero le fatture in uscita, il flusso di documenti viene inviato a Olsa che si occupa di generare le fatture elettroniche nel formato idoneo e di inviarle al Sistema di Interscambio (SdI).

In merito al ciclo passivo, invece, il servizio copre l’intero processo di acquisizione, ottimizzando le fasi di verifica, inserimento e approvazione delle fatture provenienti dai fornitori e riconciliando con i dati contabili. In questo modo il flusso operativo diventa automatico e omogeneo, eventuali non conformità vengono rilevate automaticamente e si crea un nuovo sistema di gestione contabile condivisibile con la filiera della logistica digitale, con l’intero workflow documentale, con la base dati e con l’help desk fornitori.

Conservazione e archiviazione: tutelare il patrimonio informativo aziendale con Olsa

Nell’era della logistica digitale, la dematerializzazione è di certo una componente chiave per l’ottimizzazione dei processi, ma il documento analogico rappresenta sempre e comunque la storia dell’azienda. Per questo, Olsa crede in una migrazione ponderata dal supporto cartaceo al digitale che non miri alla dematerializzazione in termini assoluti ma punti piuttosto a esaltare il valore di questo patrimonio informativo per rendere fruibile ogni documento in modalità condivisa e in sicurezza. Qualità del servizio e conformità normativa delle procedure sono sancite, già dal 2016, dalla nomina di Olsa a Conservatore Accreditato da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale, qualifica riconosciuta solo ai soggetti che dimostrano di possedere i più elevati requisiti in termini di qualità e sicurezza per le attività di conservazione dei documenti informatici.