Gestione documentale sicura: come garantire la business continuity

Una gestione documentale sicura, in adeguamento alle normative sulla protezione dei dati personali, è la chiave per garantire la business continuity della propria attività. La digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione degli archivi permettono di custodire con più efficienza il patrimonio informativo delle aziende, evitando i rischi direttamente connessi all’utilizzo della carta come, per esempio, il deterioramento dovuto al passare del tempo. Situazioni che possono portare alla perdita o alla compromissione irrimediabile di documenti di rilevanza strategica.

Tuttavia, anche il mondo digitale presenta rischi per cui non si può improvvisare nel gestire i propri documenti ma è bene affidarsi a esperti del settore in grado di fornire strumenti appositamente sviluppati tenendo conto delle misure di sicurezza cyber, in modo da non doversi preoccupare di nulla.

Gestione documentale sicura: i rischi della carta

La trasformazione digitale dei processi di gestione documentale eleva il grado di sicurezza e di tutela delle informazioni, spesso riservate, contenute in atti e contratti che vengono creati, condivisi, archiviati o conservati. La gestione dei documenti cartacei, infatti, presentava rischi e pericoli che l’informatizzazione delle procedure ha permesso di superare:

• Danneggiamento: la carta è fragile. Disattenzione, situazioni climatiche particolari, incendi e il semplice impatto del trascorrere del tempo possono deteriorare i fogli compromettendo le informazioni contenute.
• Furto: un fascicolo cartaceo o un foglio possono essere sottratti con facilità, causando grossi disagi, per esempio in fase di condivisione.
• Perdita: può capitare di non ricordarsi dove siastato riposto un documento cartaceo, di dimenticarlo in qualche luogo e non ritrovarlo più, non avendolo quindi a disposizione in caso di necessità.

Si tratta di condizioni che possono compromettere il normale andamento delle attività di un’impresa o di un professionista, interrompendo l’operatività a causa di un aspetto che pare banale ma che può avere conseguenze molto serie. Si pensi, per fare un esempio, al caso di un documento di elevato valore strategico quale può essere il progetto di un prodotto da brevettare: il formato cartaceo potrebbe essere facilmente preda di un eventuale spionaggio industriale da parte di competitor aziendali.

Gli strumenti digitali per una gestione documentale sicura

La digitalizzazione e, nel caso degli archivi cartacei preesistenti, la dematerializzazione, permette di limitare i rischi e alzare gli standard di sicurezza. Lo prevede anche la normativa, in particolare il GDPR, regolamento europeo sulla data protection, introduce il principio di privacy by design, per cui soluzioni destinate a trattare i dati devono già essere progettate nell’ottica di tutelarli. Gli strumenti stessi adibiti alla gestione documentale sono strutturati in modo da tutelare al massimo valori come l’autenticità.

Per esempio,i sistemi di conservazione digitale a norma, come previsto dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, devono essere realizzati in modo da garantire nel corso del tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento informatico. Non si presenterà mai quindi il problema di un documento in un linguaggio non leggibile, o non accessibile a causa della corruzione del file, né si porranno dubbi sull’autenticità di quanto depositato.

A proposito di autenticità, uno standard come la firma digitale invece, utile per sottoscrivere documenti, attribuisce il valore legale della scrittura privata e garantisce il più alto livello di sicurezza. Infatti, non solo è basata su due chiavi, una privata e una pubblica, per identificare con assoluta certezza l’autore della sottoscrizione, ma inverte anche l’onere della prova. Ciò significa che se qualcuno disconosce la firma, dovrà fornire in sede legale le prove di un’eventuale contraffazione.

Perché affidarsi a un partner qualificato per una gestione documentale sicura

Ciò, tuttavia, non deve spingere a sottovalutare i rischi legati al mondo digitale, rappresentati in primis dalle attività illecite del cyber crime, e dunque a pensare di poter gestire la dematerializzazione degli archivi e la trasformazione digitale dei processi da soli. Ricordiamo, citando il rapporto Clusit 2021 che nel corso del 2020 in tutto il mondo gli attacchi cyber sono aumentati del 12 per cento rispetto al 2019, il 56 per cento dei quali ha avuto un impatto alto e critico. Tra le tecniche più usate, malware e phishing. È importante quindi fare affidamento a un provider esperto che sia in grado di fornire le giuste soluzioni e adeguati livelli di sicurezza per evitare imprevisti e tutelare al meglio le informazioni contenute nei documenti, per evitare costose azioni riparatorie e non interrompere la business continuity.