Affidare la gestione specializzata degli archivi cartacei per la dematerializzazione

La necessità di dematerializzare e innovare i processi operativi in azienda, per beneficiare di tutti i vantaggi della trasformazione digitale, comporta un’oculata gestione degli archivi cartacei prodotti in precedenza. I faldoni infatti contengono la memoria documentale dell’impresa fino al momento in cui si adotta una soluzione digitale, per cui è importante garantire la loro protezione, l’adeguata conservazione e la possibilità di fruirne in caso di bisogno. Per garantire la compliance ed essere certi di agire nel modo corretto andando nella direzione di semplificare le attività è conveniente rivolgersi a un gestore specializzato che saprà suggerire le soluzioni migliori per i propri archivi cartacei.

Archivi cartacei, le esigenze delle aziende

Le informazioni contenute nella mole di documenti che ogni giorno un’azienda si trova a dover gestire rappresentano un tesoro di dati che deve essere valorizzato attraverso un’oculata gestione. Un principio valido anche per gli archivi cartacei, che custodiscono il patrimonio storico delle imprese. Infatti, la carta un tempo rappresentava l’unico mezzo a disposizione per produrre e conservare documenti, tanto che a causa dell’abitudine e di azioni portate avanti per anni in molte realtà è ancora difficile staccarsi dal concetto che il foglio stampato sia una garanzia più valida rispetto a un file digitale. Al contrario, non mancano i problemi. Come rileva un report di Gartner, oltre il 70% dei dati non strutturati relativi a un’impresa si trovano su supporti differenti, tra questi figura anche la carta: annualmente circa l’8% dei documenti stampati viene perduto, mentre il 16% subisce una classificazione errata.

Non solo. Gli archivi cartacei, non gestiti adeguatamente, possono frenare l’azienda nel proprio percorso di trasformazione digitale e precludere il raggiungimento dei propri obiettivi in materia documentale, tra i quali ci sono:

• Semplificare i processi operativi interni e risparmiare tempo, permettendo al personale di dedicarsi ad attività più strategiche e automatizzando quelle routinarie;
• Rendere facilmente condivisibili e fruibili da tutte le unità aziendali i documenti;
• Risparmiare i costi legati alla creazione e conservazione di documenti su supporto cartaceo;
• Rispettare le regole sulla gestione documentale e sulla data protection per evitare di incappare in sanzioni.

Archivi cartacei, i problemi di una gestione errata

Una gestione non ottimale degli archivi cartacei, svolta da personale non esperto, porta ad avere problemi:

• Rischio di non rispettare le normative in materia di conservazione documentale e data protection, in quanto le regole italiane e internazionali al riguardo dettano precise disposizioni per gestire in modo ottimale l’archiviazione dei documenti, considerando anche l’attenzione alla protezione della privacy;
• Minacce per la sicurezza: se non ben gestiti, gli archivi cartacei possono essere esposti a rischi di natura differente. Per esempio, è importante considerare le condizioni dell’ambiente in cui i faldoni sono riposti, per evitare che il clima e il livello di umidità possano danneggiare le carte, allo stesso modo è fondamentale predisporre sistemi antincendio e verificare le condizioni strutturali dell’archivio. Non ultimo, è indispensabile prevedere sistemi anti intrusione, per cercare di evitare l’accesso alle informazioni da parte di persone non autorizzate.
• Difficoltà nel reperire i documenti, soprattutto nel caso di archivi cartacei molto vasti, talvolta custoditi in ambienti fisicamente distanti. Da non scordare inoltre il pericolo di perdita del documento nel passaggio di mano in mano, per esempio se non si dovesse rimetterlo al proprio posto in archivio per errore umano o incuria;
• Intoppi nella circolazione delle informazioni: basandosi su documenti cartacei, i processi di condivisione delle informazioni anche all’interno di diverse unità nella propria azienda risulta complesso. Manca infatti la possibilità di integrare e automatizzare il meccanismo;

Archivi cartacei, i benefici di affidarsi a un gestore specializzato

Dunque, rivolgersi a un gestore specializzato che sappia offrire garanzie sul corretto modo in cui trattare gli archivi cartacei è una priorità, in grado di accelerare la semplificazione delle attività aziendali e la transizione verso soluzioni digitali. Un gestore specializzato infatti è in grado di fornire:

• Alti livelli di compliance normativa, per il costante aggiornamento sulle regole internazionali in materia di archiviazione e conservazione documentale richiesto per svolgere la propria professione;
• Disponibilità di ambienti adeguati alla gestione degli archivi cartacei, una soluzione che ha la ripercussione di un taglio dei costi per le aziende clienti relativamente all’affitto o all’acquisto di immobili da dedicare ai propri archivi;
• Arricchimento e integrazione costanti delle informazioni archiviate: i faldoni non saranno dimenticati su uno scaffale ma aggiornati in caso di necessità;
• Sicurezza: operatori specializzati con competenze specifiche sapranno garantire la tutela dei propri archivi cartacei.

Tutto ciò però va affiancato alla possibilità di cogliere l’iniziativa per evolvere, innovando ed esplorando tutte le opportunità che la digitalizzazione dei sistemi offre. Per intraprendere in modo sereno ed efficiente questo percorso, è fondamentale che il provider scelto non sia solo un semplice fornitore, ma un vero partner, sempre aggiornato e pronto a consigliare al meglio le aziende sulle soluzioni più vantaggiose per dematerializzare e crescere nel corso del tempo.