Come firmare digitalmente in semplicità e sicurezza anche da remoto

Impossibile incrociare le agende, difficoltoso raggiungere la sede della controparte, estrema urgenza: sono numerosi i motivi per cui, a volte, non ci si può incontrare di persona per sottoscrivere documenti, per cui è utile capire come firmare digitalmente. Adottare una soluzione facile e veloce, che permetta di garantire la continuità operativa della propria attività anche quando ci si dovesse trovare in situazioni complesse, significa semplificare il lavoro quotidiano, ma rappresenta anche una leva per l’innovazione dei processi di gestione documentale. La comodità, la sicurezza e la facilità di utilizzo di uno strumento come la firma digitale rivoluzioneranno i processi in modo vantaggioso.

Come firmare digitalmente: gli strumenti

Per capire come firmare digitalmente è innanzitutto utile familiarizzare con il concetto di firma elettronica. Si tratta di un insieme di standard individuati a livello europeo per sottoscrivere in modo telematico i documenti, sfruttando dati che possono essere associati al firmatario in modo da identificare l’autore della siglatura. La normativa in materia, rappresentata in primis dal regolamento eIDAS, differenzia le tipologie di firma elettronica a seconda del valore probatorio che sono in grado di attribuire ai documenti ai quali sono apposte. In particolare, le firme previste dalla normativa sono:

• Firma elettronica semplice: il valore legale del documento sottoscritto deve essere valutato dal giudice;
• Firma elettronica avanzata: alto valore probatorio ma non utilizzabile per tutte le tipologie di documento;
• Firma elettronica qualificata: lo standard con il più alto livello di sicurezza, che attribuisce ai documenti la validità della scrittura privata e inverte l’onere della prova.

La firma digitale è un particolare genere di firma elettronica qualificata utilizzata in Italia, che opera con la doppia crittografia, cioè basandosi su un codice privato e uno pubblico per decrittare l’altro. Sul mercato si trova offerta da provider specializzati in gestione documentale, sotto forma di token, smart card con relativo lettore o servizio digitale integrato. Il suo utilizzo è molto semplice e permette di velocizzare i processi di sottoscrizione dei documenti, risparmiando costi e avendo tuttavia la certezza di essere compliant alle regole per la gestione dei documenti informatici, nonché di avere garanzie sul fronte della sicurezza, un aspetto che, soprattutto nell’atto di sottoscrizione di contratti e altri documenti particolarmente riservati e dal contenuto delicato, è fondamentale tenere sempre in considerazione.

Consigli su come firmare digitalmente

Per apprezzare come firmare digitalmente possa rivoluzionare il proprio modo di lavorare è importante quindi, innanzitutto, rivolgersi a un service provider certificato ed esperto in grado di dare assistenza, supporto e indicazioni chiare e sicure. Tra le soluzioni tecnologiche per applicare la firma, le app o i software che prevedono l’utilizzo di questo strumento sono particolarmente comodi. Infatti, adottando la giusta piattaforma per le proprie esigenze, si potrà avere il servizio di firma digitale integrato nel programma di gestione documentale, dunque un unico spazio di lavoro per occuparsi di tutte le fasi, dalla creazione alla messa in conservazione a norma del documento informatico.

Applicare la firma digitale diventa quindi un processo automatico, che non richiede particolari sforzi all’utente del sistema. A garanzia del livello di sicurezza che tale strumento presenta, solitamente viene utilizzata l’autenticazione a due fattori, per cui l’utente per esempio può ricevere sul proprio smartphone un pin code da applicare per utilizzare questa soluzione di firma. Ovviamente, considerando le caratteristiche tecniche della firma digitale, solo il titolare di una determinata firma può servirsene, anzi è importante ricordare di non condividere il proprio codice privato.

Da sottolineare che servendosi di una piattaforma non sarà necessario utilizzare nessun altro strumento: piattaforme di questo tipo, che integrano quindi differenti servizi di gestione dei documenti, puntano a semplificare al massimo le attività di chi se ne serve, ottimizzando le procedure in modo che siano il più possibile automatizzate.