Come rendere più efficiente la gestione documenti del tuo magazzino

La tradizionale gestione dei documenti di magazzino deve essere superata: i nuovi ritmi del mercato, sempre più rapidi e imprevedibili, richiedono un flusso operativo davvero agile, che può essere sostenuto soltanto se si passa dal paradigma analogico a quello digitale. La virtualizzazione delle pratiche di magazzino, infatti, abilita livelli avanzati di automazione che si riflettono positivamente all’interno di tutta la catena logistica. Con una gestione dei documenti in modalità elettronica, il responsabile della supply chain ottiene piena visibilità di tutti i passaggi, gli addetti amministrativi possono contare su processi più fluidi e veloci e ogni operazione di magazzino si trasforma in un tassello perfettamente – e dinamicamente –  integrato all’interno del mosaico digitale formato dalla rete di distribuzione.

Vediamo quali sono gli strumenti da implementare, in tre step principali, per cogliere tutti questi vantaggi e rendere la gestione documenti l’elemento chiave per l’efficientamento della distribuzione.

Step 1: piattaforme digitali per una gestione documenti paperless

Un’interfaccia digitale integrata, che sostenga il processo di gestione dei documenti in chiave più agile e flessibile, è il punto di partenza per dare vita a un magazzino al passo con le esigenze del business. Dematerializzare il cartaceo, digitalizzarlo e trasferirlo su piattaforme documentali elettroniche spiana la strada verso i vantaggi della logistica paperless. La gestione documenti in versione digitale trasforma i contenuti di ogni pratica in dati visibili, tracciabili e condivisibili tra tutti gli operatori autorizzati: questi ultimi possono così individuare, modificare e scambiare informazioni istantaneamente, sincronicamente e in pochi clic.

In pratica, ciò significa riuscire ad aggiornare l’inventario in tempo reale, identificare eventuali disallineamenti e avviare prontamente il processo di riassortimento delle scorte. È una evoluzione operativa che razionalizza in maniera decisa i processi, semplificando le attività di data entry e riducendo sensibilmente la possibilità di incorrere in errori umani nella compilazione di atti, pratiche e documenti

Step 2: firme grafometriche per velocizzare la gestione documenti

Digitalizzare la gestione dei documenti significa poter abilitare un altro importante aspetto che concorre a rendere molto più efficienti tutte le attività che girano intorno al magazzino: la firma elettronica. La sottoscrizione di documenti di trasporto, ricevute, ordini, contratti e di un numero pressoché infinito di pratiche è uno dei passaggi chiave dell’intero processo logistico. Con una gestione di matrice cartacea, questo iter risulta particolarmente macchinoso: si possono verificare errori di compilazione, dimenticanze, smarrimenti o rallentamenti dovuti alla necessità di firmare a mano i vari fogli. Un aspetto critico che rallenta notevolmente il procedere delle attività.

Implementando un sistema di firme digitali e grafometriche, invece, si abilita la sottoscrizione di qualsiasi atto da remoto e si velocizza concretamente la gestione dei documenti. Da prassi scandita da una sequenza rigida di procedure, anche il processo di firma si trasforma in un passaggio dinamico, agile e resiliente.

Step 3: archivi digitali per un magazzino ancora più efficiente

La gestione dei documenti di magazzino non si esaurisce con il processo di consegna della merce a cui questi si riferiscono. Nell’archivio amministrativo è custodita la storia dell’azienda: conservarlo in modo ottimale è un altro aspetto centrale dell’attività. Anche in questo caso, dematerializzazione e digitalizzazione contribuiscono definitivamente a migliorare l’efficienza procedurale, con una evidente ottimizzazione degli spazi e dei costi. Eliminare la gestione dei documenti analogica, infatti, significa sia abbattere le spese per carta, inchiostro e stampanti, sia liberare una porzione considerevole di spazi aziendali, tradizionalmente dedicati alla conservazione di armadi strabordanti di faldoni.

Non solo, l’archivio digitale offre importanti vantaggi anche dal punto di vista strettamente operativo: l’informatizzazione delle pratiche rende tutti i dati in esse (e con esse) catalogati reperibili e consultabili in modo facile e veloce, per sempre. Il digitale, infatti, sottrae i documenti cartacei da deterioramento temporale, danni accidentali, smarrimenti e furti, assicurandone l’immodificabilità e preservandone la validità legale per sempre.