Crea un archivio digitale e riconverti gli spazi fisici con Olsa

Olsa Informatica crea un archivio digitale proteggendo i tuoi documenti e mantenendone inalterate le qualità nel tempo. Una soluzione, quella proposta dal provider italiano, che permette al contempo anche di liberare spazio fisico e risparmiare i costi in precedenza stanziati per custodire carte e faldoni. È importante ricordare infatti che la dematerializzazione del patrimonio documentale di un’azienda rappresenta una spinta fondamentale per innovare i processi con l’obiettivo di migliorare le performance, velocizzare le attività lavorative e risparmiare costi superflui.

L’archiviazione digitale in questo contesto è un’utile soluzione per preservare da una parte atti e informazioni, in modo che siano sempre fruibili e facilmente reperibili, ma anche per svuotare immobili in precedenza adibiti ad archivi fisici. Stanze che possono essere utilizzare in maniera diversa per potenziare la propria attività, oppure abbandonate concludendo accordi di locazione o mutui con vantaggi per le casse aziendali.

In che modo Olsa crea un archivio digitale

Il processo di realizzazione di un archivio digitale è un’attività complessa. Non si tratta, come banalmente si potrebbe pensare, di scannerizzare fogli e salvarli semplicemente su un supporto digitale. Al contrario, è un processo curato nei minimi dettagli che coinvolge diverse fasi operative, dalla scelta del modello organizzativo alla ingegnerizzazione dei contenuti, fino alla soluzione e alla realizzazione vera e propria dei flussi e della base dati documentale. Non si può improvvisare, l’attività non può essere gestita da chiunque: è infatti fondamentale affidarsi a uno specialista del settore che sappia garantire elevati standard di sicurezza e una compliance totale alla normativa di settore.

Infatti, se si ha l’obiettivo di realizzare un archivio digitalizzato che sia ben strutturato e ordinato, occorre progettare un sistema che abbia una struttura modulare, che consenta di affrontare tutti gli aspetti, sia normativi che procedurali, legati al ciclo di vita del documento all’interno dell’archivio digitale stesso. Partendo da queste basi, Olsa crea un archivio digitale strutturandolo sulle esigenze specifiche del richiedente, personalizzando l’offerta e valutando la situazione di partenza dei documenti in modo da affrontare le scelte operative e strategiche più efficaci.

I vantaggi di affidarsi a Olsa

Ne consegue che affidarsi a un partner ad alta specializzazione come Olsa permette di ottenere i benefici della digitalizzazione in piena sicurezza e con la consapevolezza di affidare i propri processi strategici a un provider esperto e dotato di ogni requisito di garanzia. Olsa crea un archivio digitale permettendo di ottenere innumerevoli vantaggi, vediamoli nel dettaglio:

• Dematerializzazione del patrimonio documentale al fine di proteggerlo attraverso la digitalizzazione: trasformando atti cartacei in documenti informatici e organizzando un archivio in modo professionale curando ogni aspetto, si evita per esempio il loro deterioramento nel corso del tempo, la suscettibilità a condizioni climatiche, la possibilità di essere sottratti o perduti semplicemente perché li si ripone sullo scaffale sbagliato. Fronti critici che un archivio digitale di un provider esperto può aiutare a superare.
• Rapidità nella gestione delle attività documentali: dal momento che Olsa crea un archivio digitale, organizza in modo ordinato tutti i file. Questo significa che sarà estremamente semplice cercare un documento di cui si ha bisogno, inoltre si avrà sempre sotto controllo la situazione dei file e si potrà rispondere rapidamente a richieste e audit fornendo la documentazione necessaria.
• Compliance alla normativa sulla gestione dei documenti informatici, rappresentata principalmente dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale.
• Garanzie di alti standard di sicurezza per tutelare non solo il documento in sé, ma anche le informazioni contenute: in ottemperanza al GDPR, il Regolamento europeo sulla data protection, è infatti indispensabile considerare il fronte della privacy sin dalle fasi di progettazione di soluzioni che effettuino trattamento dei dati, prevedendo inoltre adeguate misure a tutela dei dati stessi per prevenire fenomeni nocivi come la compromissione o il furto delle informazioni in seguito a intrusioni nei sistemi informatici di un’azienda.
• Budget calcolati solo per attività veramente necessarie: gli sprechi si azzerano e i costi extra, come quelli per esempio per l’affitto di un immobile adibito ad archivio cartaceo, vengono eliminati.

Vantaggi che si ripercuotono in modo positivo anche sull’operatività di ogni giorno, rendendo il lavoro negli uffici più semplice, rapido e sicuro. Uffici che possono anche essere ampliati, riorganizzando spazi che non sono più occupati da montagne di carta.