Dematerializzazione documentale: come standardizzare le procedure

Semplificare la quotidianità: è l’obiettivo principale della dematerializzazione documentale, il processo per cui si passa dalla carta al digitale. I benefici di tale pratica si ripercuotono in effetti sull’operatività di ogni giorno nelle aziende, in quanto l’informatizzazione della gestione documentale porta a ridurre gli sprechi di tempo e di risorse attraverso la standardizzazione dei processi interni ed esterni. Ne derivano procedure più facili da gestire, veloci e sicure, capaci di fungere da leva per l’innovazione dell’intera realtà imprenditoriale in cui vengono applicate. Per raggiungere questo fine, è importante ridisegnare il workflow avvalendosi di soluzioni digitali che garantiscano la compliance alle normative di settore e siano estremamente pratici.

Dematerializzazione documentale: perché conviene per ridisegnare i processi

Eliminare la carta e passare al digitale rappresenta la concretizzazione di un approccio gestionale basato sulla consapevolezza dell’innovazione come priorità per mantenersi competitivi e sulla ricerca dell’essenziale attraverso l’eliminazione degli sprechi. Utilizzando soluzioni digitali che consentono la standardizzazione dei processi di creazione, condivisione e archiviazione o conservazione dei file, si ridefinisce il lavoro negli uffici aziendali in un’ottica snella. Il principio rimanda direttamente, sebbene gli ambiti applicativi siano molto distanti, a quella “lean production” di cui furono precursori gli ingegneri Toyota nel Secondo Dopoguerra, quando diedero il via a una rivoluzione dei processi nell’industria manifatturiera superando il Fordismo in favore di un ciclo produttivo più efficiente, privato del superfluo. Lo stesso concetto può essere tradotto nella pratica della gestione documentale come un’ottimizzazione dei processi attraverso l’individuazione di flussi standardizzati che velocizzino le operazioni, riducano gli errori umani e i rischi, alzando il livello di affidabilità e sicurezza e, di conseguenza, l’efficienza aziendale.

Dematerializzare, attraverso l’implementazione di strumenti informatici appositi, consente di beneficiare di tutto ciò. Si pensi per esempio agli oneri che comporta la gestione di un archivio documentale completamente cartaceo. I fattori di spreco si contano in ogni aspetto:

• eccesso di materiale, fisicamente presente sotto forma di fogli e faldoni in scaffali che richiedono l’impiego di immobili per la loro custodia;
• elevati costi di manutenzione: gli affitti degli spazi adibiti all’archiviazione, i sistemi anti intrusione, la temperatura corretta da mantenere per garantire la conservazione della carta, sono alcuni degli aspetti che richiedono appositi voci in bilancio;
• troppo tempo necessario per cercare manualmente i documenti richiesti, compreso l’eventuale spostamento degli impiegati dall’ufficio all’archivio cartaceo;
• alto rischio di errore umano, per esempio se un dato documento viene in modo incauto spostato in uno scaffale diverso, con conseguente perdita o compromissione del materiale.

La dematerializzazione documentale consente di superare questi fronti critici e di tutelare appieno il patrimonio informativo di un’azienda, garantendo una maggiore sicurezza e ridefinendone la gestione attraverso processi standardizzati.

Dematerializzazione documentale, i vantaggi di standardizzare i processi

Il flusso operativo relativo alla gestione di un documento diventa decisamente più snello attraverso la digitalizzazione. La dematerializzazione avviene non solo nel momento in cui si prende un documento cartaceo e lo si scannerizza per poi salvarlo su un supporto informatico, ma anche quando in funzione di questa procedura si attua la trasformazione digitale dell’intero ciclo documentale in favore dell’innovazione. Attraverso l’utilizzo della tecnologia è possibile:

• garantire alti livelli di sicurezza: applicare procedure standard permette di limitare gli errori e di integrare adeguate misure di protezione dei documenti, dei canali di condivisione e dei dati trattati;
• assicurare la compliance alla normativa, per esempio rispettando il CAD – Codice dell’amministrazione digitale e le prescrizioni previste per una gestione documentale ottimale, ma anche il regolamento europeo sulla data protection GDPR;
• velocizzare i flussi, sia operativi che comunicativi: l’integrazione di soluzioni informatiche volte all’ottimizzazione dei processi consente di tagliare i tempi di gestione dei documenti, rendendo tutto più rapido;
• ridurre i costi, attraverso una razionalizzazione del budget in relazione a una rinnovata operatività che richiede meno spese.

Questi aspetti influenzano positivamente tutto l’andamento aziendale, rendendo l’impresa nel complesso più efficiente e, di conseguenza, in grado di fornire servizi di maggiore qualità ai propri clienti.