Digitalizzare i documenti cartacei con Olsa è facile e sicuro

Digitalizzare i documenti cartacei è un fattore capace di ridisegnare completamente il modo di svolgere le attività quotidiane in azienda, abilitando l’innovazione dei processi attraverso la dematerializzazione. Tuttavia, bisogna considerare che si tratta di una procedura da affrontare, insieme a un partner qualificato ed esperto, in grado di fornire consigli in maniera personalizzata riguardo alle soluzioni e di svolgere l’attività garantendo alti livelli di efficienza e sicurezza senza errori. Infatti, non si tratta solo di scannerizzare fogli per poi salvarli su un supporto informatico: bisogna tener conto delle indicazioni della normativa di settore, dei rischi che si corrono se si gestisce in maniera superficiale tale iter, della situazione di partenza degli archivi e degli obiettivi che ci si prefigge. In questo campo Olsa Informatica ha un’esperienza specialistica e con il proprio know-how rende semplice il percorso di trasformazione digitale che si intende intraprendere. 

Le soluzioni di Olsa per digitalizzare i documenti cartacei

Innanzitutto, è bene chiarire quale tipologia di attività si intende svolgere. Digitalizzare documenti cartacei, dunque nati come fogli e faldoni, tecnicamente corrisponde alla dematerializzazione documentale, cioè il processo di trasformare in documenti informatici quelli che originariamente erano di carta. Differente è il significato tecnico di digitalizzazione, con cui si intende il processo di creazione, validazione, gestione e conservazione di documenti nativi digitali, dunque che originariamente erano già informatici. Per garantire i propri servizi in questi ambiti, Olsa dispone di diverse procedure e infrastrutture applicate che consentono di realizzare ogni documento in via esclusiva o prioritaria in un formato digitale fruibile attraverso strumenti informatici, e adeguato per raggiungere l’obiettivo di una migliore usabilità e condivisione dell’informazione.

Le finalità principali di questi processi sono due:

• da una parte si punta ad adottare criteri idonei a evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei, per accompagnare l’azienda in un percorso virtuoso che miri a realizzare unicamente documenti nativi digitali;
• d’altro canto, l’obiettivo è eliminare i documenti cartacei che già sono presenti negli archivi, sostituendoli con versioni in formato digitale.

Questi obiettivi recano vantaggi concreti, a cominciare dal liberare spazi fisici che prima erano occupati dagli archivi, fino al risparmio oggettivo di tempi e costi riscontrabili da subito nello svolgimento delle operazioni documentali quotidiane.

I consigli di Olsa: perché conviene digitalizzare i documenti cartacei con un partner qualificato

Per poter beneficiare appieno dei vantaggi apportati da questi processi, è importante ricordare innanzitutto che questi non vanno affrontati in maniera leggera. È fondamentale tutelare in maniera opportuna il valore che rappresentano, poiché sono attività core per le aziende. Gli aspetti legati alla sicurezza, insomma, non vanno mai trascurati, sia sul fronte della data protection per tutelare le informazioni in compliance alla normativa sulla privacy, sia della safety per introdurre idonee soluzioni tecniche a difesa del patrimonio documentale ed evitare intrusioni. In quest’ottica, Olsa svolge la sua attività con particolare attenzione alla corretta gestione delle fasi operative. Come provider specializzato nella digitalizzazione e nella dematerializzazione documentale, Olsa può occuparsi in modo efficace di diversi canali di comunicazione, sia in uscita sia in ingresso, introducendo soluzioni di automatizzazione dell’elaborazione dei documenti.

Per fare alcuni esempi pratici, il sistema di Olsa è in grado di controllare i flussi e definire l’organizzazione dell’archivio corrente nelle fasi di:

• archiviazione;
• gestione;
• ricerca e consultazione dei documenti.

Oltre a ciò, definisce l’organizzazione degli archivi garantendo alti livelli di integrazione con i diversi sistemi informativi nella delicata fase di conservazione a lungo termine: una parte particolarmente delicata e importante del processo di gestione del documento, in quanto è indispensabile sia svolta in modo adeguato alle indicazioni normative per assicurare la tutela e il valore legale del documento custodito.