Documenti e firma digitale per ridurre i tempi e ottimizzare i processi

Informatizzazione dei documenti e firma digitale sono i due pilastri da cui partire per costruire un magazzino efficiente nell’era della supply chain 4.0. Grazie alla dematerializzazione e alla digitalizzazione documentale, infatti, i responsabili della logistica possono avere il pieno controllo di ogni procedura, velocizzando e perfezionando le attività quotidiane.

I tempi sono cambiati e l’amministrazione cartacea tradizionale non risulta più funzionale ai ritmi imposti dal mercato di oggi. Puntare a una logistica paperless con documenti e firma digitale, al contrario, produce vantaggi lungo tutta la filiera: alleggerisce il carico di lavoro degli operatori, promuove la collaborazione tra i diversi nodi della catena distributiva, abbatte sensibilmente il margine di errore e migliora il servizio al cliente finale. 

Gestione dei documenti e firma digitale: come ridurre i tempi della logistica

Proprio il miglioramento del servizio al cliente finale rappresenta la priorità e l’obiettivo ultimo a cui, giocoforza, tende tutta la filiera: una sfida che può essere vinta solo partendo da una gestione tempestiva, corretta e completa degli iter amministrativi. In questo senso, informatizzazione dei documenti e firma digitale rappresentano la svolta decisiva. Nel paradigma della logistica paperless, infatti, le informazioni circolando in maniera strutturata abilitando una razionalizzazione delle attività e imprimendo una decisa accelerazione ai flussi di lavoro.

Innanzitutto, gli operatori logistici possono verificare in tempo reale eventuali disallineamenti, intervenire nel riassortimento delle scorte e aggiornare istantaneamente l’inventario, con tutti i vantaggi del caso. Ma non solo: documenti e firma digitale permettono di compiere un vero e proprio salto quantico in un passaggio centrale di tutte le attività logistiche, ovvero il processo di validazione. Si pensi alla miriade di atti amministrativi su cui basa tutto il meccanismo di distribuzione: documenti di trasporto, contratti, ricevute, ordini, registri… aspettare che le varie pratiche vengano firmate da chi di dovere per proseguire con le attività rischia di rallentare i ritmi di lavoro in maniera ormai inaccettabile. Grazie alle firme digitali e grafometriche le prassi approvative possono essere smarcate anche da remoto: in questo modo l’avanzamento delle pratiche diventa fluido e agevole. Ecco che, finalmente, una catena strutturata di rigide trafile si evolve in un ecosistema procedurale resiliente e dinamico al passo con i tempi.

Oltre la velocità: tutti i benefici forniti da virtualizzazione dei documenti e firma digitale

Informatizzazione dei documenti e firma digitale rappresentano dunque, senza dubbio, l’elemento catalizzatore per la velocizzazione del time-to-market. Ma i vantaggi che si ottengono grazie a dematerializzazione e digitalizzazione non si riflettono solo sui tempi operativi. Ci sono diversi altri aspetti che migliorano grazie alla virtualizzazione, intorno al magazzino. Da punto di vista dei costi, per esempio, eliminare la gestione analogica dei documenti significa non dover più affrontare spese per carta, inchiostro, stampanti e relativi servizi di manutenzione. Il risparmio diventa inoltre concreto anche in termini di ottimizzazione degli spazi: niente più fogli, cartelle e faldoni significa niente più spazi aziendali occupati per contenere immensi archivi polverosi.

Sul fronte della catalogazione, il paradigma digitale offre un’ulteriore agevolazione: all’interno di un sistema informatico, infatti, è possibile rintracciare qualsiasi dato in pochissimi passaggi e in totale sicurezza. A questo aspetto si collega un ulteriore beneficio: versione paperless dei documenti e firma digitale offrono infatti una maggiore garanzia di conformità normativa, altro aspetto essenziale per sostenere la salute del business nel suo complesso. L’archiviazione elettronica, infatti, elimina il rischio di deterioramento, furto e smarrimento, oltre ad assicurare l’immodificabilità, fortuita o volontaria, dei documenti. In questo modo la piena validità legale di tutto il bagaglio amministrativo aziendale è garantita nel tempo.