Gestione documentale: ottimizzare e ridurre i costi è possibile

Velocizzare e semplificare i processi di gestione documentale è possibile avviando un virtuoso percorso di trasformazione digitale nella propria azienda. Attraverso l’implementazione di adeguate soluzioni informatiche sarà infatti possibile adottare approcci volti alla dematerializzazione e beneficiare di tutte le conseguenze positive del lavorare senza carta. In primis, grazie all’automatizzazione si potrà ottimizzare il flusso operativo e velocizzare ogni passaggio, come per esempio la ricerca di un dato documento. Inoltre, si riducono tempi e costi connessi all’utilizzo di metodi più tradizionali per gestire tutte le fasi connesse alla creazione, condivisione, conservazione o all’archiviazione dei documenti.

Ottimizzare la gestione documentale con la digitalizzazione

I tradizionali processi aziendali legati alla gestione documentale basata sulla carta presentano fronti critici che la digitalizzazione permette di risolvere. La dematerializzazione, che porta alla sostituzione di atti e contratti stampati con i documenti informatici, nativi digitali o trasformati in file dopo la scannerizzazione, permette alle imprese e ai professionisti che ne abbracciano i principi di beneficiare di una rivoluzione positiva della propria operatività quotidiana. Le attività fiscali, amministrative, contrattuali diventano semplici e veloci da essere svolte, perché tutti i passaggi vengono automatizzati grazie all’adozione di soluzioni informatiche appositamente ideate e sviluppate per gestire i documenti. Questo si traduce in un enorme risparmio di tempo, in quanto:

• Vi è maggiore flessibilità: l’attività documentale può essere svolta da qualsiasi luogo da remoto, anche tramite dispositivi mobili, potendo quindi accelerare i tempi di gestione delle diverse incombenze.
• I lavoratori potranno concentrarsi su operazioni più rilevanti per il proprio business, in quanto le attività routinarie saranno svolte in automatico senza necessità di intervento.
• Le fasi della gestione documentale, dalla creazione alla condivisione alla messa in conservazione, sono più fluide e rapide, grazie anche all’integrazione con i sistemi aziendali che consente un veloce scambio di informazioni: tutto diverso rispetto al doversi occupare di attività di data entry, stampa dei documenti e loro organizzazione.
• Potendo disporre di archivi e sistemi di conservazione digitali diventa più veloce reperire un documento: non sarà necessario recarsi personalmente all’archivio e mettersi a cercare a mano il documento di cui si ha bisogno, tra carte e faldoni.
• Più sicurezza: gestendo i processi documentali in via digitale non si corrono rischi di danneggiare o perdere i documenti cartacei, anzi rispettando la normativa in materia di data protection si può garantire maggiore sicurezza alle informazioni contenute nei documenti gestiti.

Dematerializzando quindi le operazioni quotidiane diventano più semplici, migliorando al contempo l’efficienza dell’organizzazione.

Meno costi con la giusta gestione documentale

Questi aspetti portano anche a un risparmio sensibile per aziende e professionisti. I vantaggi legati al budget sono dovuti principalmente all’eliminazione di carta e inchiostro, componenti materiali dal costo apparentemente esiguo, ma che considerando l’ampio uso che se ne fa negli uffici ha ripercussioni importanti annualmente sui bilanci aziendali. In confronto, adottare una soluzione informatica ha costi più contenuti, per esempio si può usufruire della prestazione secondo il modello “as a service” o più in generale in outsourcing, risparmiando su servizi extra di cui non si necessita e su personale specializzato. Non solo. La possibilità di gestire da remoto o comunque in via telematica i processi permette di evitare spese legate a trasferte e organizzazione di incontri.

Inoltre, sfruttando i dati, la digitalizzazione dei processi documentali permette di rendere più trasparenti i costi, capendo dove si annidano spese superflue che possono essere tagliate. A proposito dei dati, è utile sottolineare che anche la loro protezione, maggiormente garantita dagli strumenti digitali rispetto alla gestione cartacea delle informazioni, aiuta su questo fronte. Infatti, la compliance alle normative nazionali ed europee in materia di privacy permette di evitare sanzioni e spese legali che spetterebbero in caso di inadempienza.