Ottimizzazione dei processi operativi e logistici: gli step da seguire

L’ottimizzazione dei processi operativi e logistici, in un mercato che lascia sempre meno spazio a disservizi e rallentamenti nelle consegne, è il chiodo fisso dei supply chain manager. L’amministrazione cartacea lungo la catena di distribuzione è ormai totalmente disfunzionale agli obiettivi di business. Per avere il pieno controllo della documentazione di magazzino, sia da un punto di vista logistico che amministrativo, è necessario trasferirsi in un ecosistema virtuale. Digitalizzare significa razionalizzare la gestione dei dati, poter lavorare anche da remoto, velocizzare i processi di firma, automatizzare le procedure e abbattere il margine di errore. Dire addio al cartaceo vuol dire anche ridurre al minimo lo spreco di spazio, tempo, risorse e denaro. In sintesi, passare al digitale significa abilitare la piena ottimizzazione dei processi operativi e logistici. Vediamo come, in quattro step essenziali.

Step 1 per l’ottimizzazione dei processi operativi e logistici: rivoluziona la gestione documentale

Il punto di partenza per fare entrare il magazzino nell’era della supply chain 4.0 è proprio quello di passare a una gestione digitalizzata dei documenti. Il salto dal cartaceo al virtuale, infatti, trasforma i silos di informazioni analogiche in un flusso di dati dinamico, abilitando così la razionalizzazione e l’ottimizzazione dei processi operativi e logistici. Con la logistica paperless, infatti, ogni informazione può essere condivisa istantaneamente tra tutti gli attori della filiera: è possibile aggiornare l’inventario e procedere al riassortimento, controllare eventuali disallineamenti e apportare modifiche, il tutto in tempo reale. In questo modo, informazioni sempre aggiornate e a norma si evolvono in simbiosi con il flusso delle merci a cui si riferiscono. In pratica, si passa da un processo rigido e strutturato a un modello operativo olistico, dinamico, resiliente e collaborativo. In quest’ottica, la digitalizzazione documentale apre anche la strada al Business Process Management, disciplina che permette di migliorare le prestazioni organizzative lungo tutta la catena di fornitura.

Step 2: abilita l’ottimizzazione dei processi operativi e logistici con la firma digitale

Il paradigma digitale rivoluziona un altro passaggio saliente di tutto l’ecosistema logistico: il processo di firma. In un mercato in cui la rapidità di consegna della merce è la priorità, nessun operatore lungo la catena di distribuzione può permettersi rallentamenti o errori nella validazione dei documenti. Le firme digitali e grafometriche, consentendo la sottoscrizione anche da remoto e snelliscono considerevolmente le lunghe trafile approvative che rischiano di frenare troppo i processi di trasmissione. Tra pratiche di gestione del magazzino, ordini, ricevute, contratti, documenti di trasporto, registri, moduli e chi più ne ha più ne metta, implementare un servizio di firma elettronica offre una vera e propria spinta propulsiva all’ottimizzazione dei processi operativi e logistici.

Step 3: affida la conservazione dei documenti digitali a un partner accreditato

La digitalizzazione non apporta soltanto benefici alla gestione dei documenti che transitano dal magazzino e viaggiano lungo tutta la filiera: come abbiamo accennato in apertura, offre concreti vantaggi anche sul fronte dell’archiviazione. Può sembrare un passaggio meno scontato, ma i supply chain manager lo sanno bene: l’ottimizzazione dei processi operativi e logistici passa anche da una efficiente conservazione dei fascicoli amministrativi. Dal punto di vista strettamente procedurale, il vantaggio più evidente è dato dalla possibilità di trovare in pochi passaggi ogni pratica archiviata e rintracciare rapidamente qualsiasi dato presente nei relativi documenti. Non solo: oltre a un indiscutibile vantaggio in termini di occupazione degli spazi aziendali e di risparmio per le spese di carta, toner e stampanti, la digitalizzazione mette al riparo lo storico aziendale da danni irreparabili come il naturale deterioramento della carta, incendi, smarrimenti accidentali o furti. Inoltre, affidare la conservazione dei documenti digitali a un partner autorevole garantisce sempre l’ottemperanza agli obblighi normativi in materia.

Step 4: delega le attività di imbustamento e postalizzazione (analogiche e digitali)

Il punto è sempre lo stesso: nel business di oggi non si possono perdere tempo, soldi e risorse. Affidare a un partner esterno le attività di routine che non apportano un reale valore aggiunto è fondamentale anche per garantire l’ottimizzazione dei processi operativi e logistici. Per quanto riguarda la gestione della corrispondenza, per esempio, demandare a un partner qualificato la complessa gestione sia della posta cartacea che della PEC permette di eliminare eventuali imprecisioni nelle anagrafiche, risparmiare sui costi di spedizione e non incappare in errori di comunicazione che potrebbero causare disguidi e lungaggini deleteri per il business. Non solo: esternalizzare la gestione della corrispondenza permette di impiegare le risorse interne in attività ben più profittevoli. Un’altra strategia vincente che contribuisce all’ottimizzazione dei processi operativi e logistici.