Outsourcing documentale: come dare valore ai tuoi spazi fisici aziendali

L’outsourcing documentale è una soluzione che consente alle aziende di risparmiare spazio, tempo e costi, avvalendosi del supporto di un fornitore qualificato che gestisca l’archiviazione al posto loro. Grazie all’esternalizzazione degli archivi cartacei, infatti, sarà possibile liberare stanze ed edifici adibiti alla custodia della carta prodotta nel corso degli anni, con un notevole risparmio di costi relativi ad affitti, canoni e mutui. Al contrario, gli spazi che prima erano occupati dalla carta potranno essere valorizzati, investendo o ampliando la propria attività. Inoltre, attraverso lo stoccaggio ordinato dei documenti e la possibilità di dematerializzare l’archivio, sarà molto più semplice reperire gli atti necessari allo svolgimento del proprio lavoro, velocizzando le procedure. Complessivamente, il risultato sarà maggiore efficienza nell’operatività aziendale.

Outsourcing documentale, perché è utile per aziende e professionisti

La gestione interna degli archivi cartacei è un processo complesso che porta via risorse a imprese e professionisti. Soprattutto se l’azienda è di lungo corso, negli anni potrebbe aver accumulato tonnellate di documenti cartacei che richiedono ampi spazi per essere custoditi adeguatamente. Non solo, infatti i luoghi fisici in cui documenti e fascicoli vengono conservati devono disporre di idonee misure di sicurezza per tutelare le carte e le informazioni che tengono. È necessario quindi provvedere a un sistema antincendio, a un impianto per regolare temperatura e umidità, a strumenti per evitare intrusioni, per esempio ricorrendo a un servizio di guardia o a esosi allarmi che fungano da deterrente per i ladri. Non manca il rischio di subire spionaggio industriale, né quello che i documenti vengano persi per un errore umano o perché posizionati sullo scaffale sbagliato, per esempio. Bisogna anche considerare che man mano che l’archivio si arricchisce, in modo proporzionale aumentano anche i costi di gestione. La soluzione a questi disagi che frenano l’operatività delle aziende è l’outsourcing documentale.

Affidandosi a un partner esperto del settore, dotato di personale con competenze specifiche in materia di archiviazione, di gestione documentale, di compliance normativa e di data protection, ci si potrà liberare della carta avendo comunque la sicurezza che le informazioni contenute nei documenti di tanti anni non vadano perdute o danneggiate. Il provider che si occupa dell’outsourcing documentale infatti saprà proporre soluzioni personalizzate, realizzate a misura delle necessità delle aziende per andare incontro a ogni esigenza: dalla semplice custodia dei fascicoli cartacei in appositi spazi realizzati ad hoc, fino all’implementazione delle soluzioni necessarie per dematerializzare l’archivio trasferendo i documenti su supporto digitale.

I vantaggi dell’outsourcing documentale

Esternalizzando la gestione documentale quindi si otterranno benefici come:

• Sicurezza: non si correrà il rischio di perdere i documenti o di danneggiarli, in quanto saranno fisicamente e digitalmente custoditi in modo da garantirne nel tempo l’integrità e la fruibilità.
• Compliance normativa: il provider che si occupa dell’outsourcing documentale, in quanto esperto del settore disporrà delle competenze legali necessarie e del personale qualificato per garantire l’aderenza alle normative in materia documentale, al rispetto delle quali è tenuto per legge. Oltre a queste, rilevante anche la compliance al GDPR, il regolamento europeo in materia di protezione dei dati.
• Il risparmio dei costi: non sarà infatti necessario stanziare budget ingenti per mantenere in buono stato gli archivi cartacei, pagare gli affitti e ricorrere a personale interno specializzato in materia. Un provider ha a disposizione tutto ciò che serve allo scopo al prezzo del servizio richiesto.
• Più spazio a disposizione: liberando gli spazi dalla carta si potrà valorizzare il proprio patrimonio immobiliare disponendone come più si preferisce. Gli edifici possono essere utilizzati per ospitare nuovi uffici della propria realtà, puntando all’ampliamento delle business unit, oppure si potrà investire o ancora affittarli creando nuove fonti di entrate economiche.
• Velocizzazione delle procedure: esternalizzando e digitalizzando l’archivio, non sarà più necessario recarsi fisicamente alla ricerca di atti necessari per le proprie attività, processo che porta a perdere molto tempo. Al contrario, grazie alla digitalizzazione documentale e alla gestione in outsourcing in pochi passaggi sarà possibile reperire ciò di cui si ha bisogno, dando rapidi riscontri alle richieste di clienti, fornitori e autorità.  

Sono aspetti che nella quotidianità di un’azienda possono apportare una vera rivoluzione operativa, fungendo da leva per l’innovazione e accelerando il percorso verso la semplificazione dei processi attraverso la trasformazione digitale.