Piattaforma di fatturazione elettronica usabilità e sicurezza con IBIDOC3

Sicurezza e semplicità di utilizzo sono i requisiti chiave per una piattaforma di fatturazione elettronica efficiente. La soluzione IBIDOC3 di Olsa Informatica garantisce queste qualità e punta a rendere più facili e veloci le operazioni di gestione delle e-fatture, dando certezze sulla tutela dei documenti e dei dati trattati.

I vantaggi della piattaforma di fatturazione elettronica IBIDOC3

Utilizzare una piattaforma di fatturazione elettronica rappresenta la quotidianità per migliaia di imprese e professionisti che dal primo gennaio 2019, data in cui è entrato in vigore l’obbligo di e-fattura B2B, hanno affrontato un processo di trasformazione digitale del processo. Considerando che proprio per questo motivo sul mercato si è assistito negli ultimi anni a un florilegio di queste soluzioni per gestire la fatturazione, è importante sapere che non tutte sono uguali e che nel momento in cui ci si trova a dover scegliere ci sono parametri cui non bisogna derogare, affinché tutto sia svolto nella maniera corretta e in compliance alla normativa. In particolare, le priorità da contemplare sono:

• Sicurezza: attraverso la piattaforma di fatturazione elettronica vengono gestiti e condivisi documenti importanti per l’azienda e dati sensibili, inclusi quelli anagrafici di clienti e fornitori nonché le informazioni relative a coordinate bancarie e pagamenti. È fondamentale quindi che la soluzione scelta sia stata progettata e realizzata senza trascurare gli aspetti legati alla safety, cioè la sicurezza dell’infrastruttura stessa, e la cyber security, per mettere al riparo l’utente da possibili tentativi di intrusione dall’esterno, ma anche da perdita o corruzione dei dati che potrebbero compromettere non solo la buona riuscita del processo di fatturazione ma anche conseguenze dannose per chi emette o riceve fattura.
• Semplificazione: la digitalizzazione dei processi porta a svolgere in maniera più rapida, comoda ed economica processi che per via analogica richiederebbero tempi più lunghi, costi maggiori e sforzi da parte del personale. È fondamentale però che l’innovazione porti anche semplificazione, rendendo facile utilizzare le soluzioni tecnologiche a disposizione. Non sempre è così e quindi talvolta è necessario predisporre periodi di formazione per i propri impiegati oppure rilevare intoppi nella gestione dei processi proprio a causa di difficoltà legate all’utilizzo degli strumenti informatici.

IBIDOC3, la piattaforma proposta da Olsa, è stata pensata proprio per rispondere a queste esigenze. Infatti, i principali benefici che il suo utilizzo apporta al processo di fatturazione elettronica, sono rappresentati dall’estrema facilità di impiego e dall’attenzione posta al fattore sicurezza, per rendere più facile la quotidianità dei professionisti o degli uffici amministrativi delle aziende e per non avere sorprese.

Come funziona la piattaforma di fatturazione elettronica IBIDOC3

IBIDOC3, del resto, rappresenta l’evoluzione del già noto sistema di gestione documentale IBIDOC di Olsa Informatica. Si tratta di una piattaforma pensata appositamente per svolgere le fasi del processo di fatturazione elettronica: il transito, la verifica e la consultazione delle fatture. Attualmente, con la soluzione sono stati gestiti circa trentacinque milioni di fatture elettroniche.

IBIDOC3 garantisce all’utente piena usabilità e stabilità di funzionamento. È molto semplice da utilizzare, in quanto è dotata di una grafica chiara e intuitiva. Utili funzioni operative di cui dispone sono, per esempio:

• il protocollo delle fatture attive e passive;
• la doppia consultazione e visualizzazione delle fatture sia in formato XML che in formato PDF, dunque fruibile in linguaggio naturale;
• l’editing dei documenti semplificato, in quanto i dati della fattura sono gestibili tutti in una pagina;
• sezioni chiare per trovare subito nel menù della piattaforma l’area cui si ha necessità di accedere;
• validazione in-place.

Oltre a ciò, IBIDOC3 semplifica in maniera notevole le attività negli uffici amministrativi grazie a soluzioni come il RAS – Reject Alert System, cioè un sistema di notifica per le fatture scartate dal Sistema di interscambio o errate. Inoltre, consente il download automatico delle fatture attive e passive dal Cassetto Fiscale dell’Agenzia delle entrate, oltre a fornire il Servizio REST API per la consultazione, il download e l’invio di fatture attive e passive.