Non è necessario separare le fatture, Olsa lo fa per te.

Con Olsa tutte le fatture elettroniche inviate dai vostri fornitori vengono verificate in merito alla loro conformità alle normative fiscali. Verrai allertato riguardo a qualsiasi problema circa le certificazioni digitali e i risultati delle verifiche saranno memorizzati insieme alla fattura originale, in modo sicuro, per tutta la durata del periodo di conservazione legale. Olsa trova ed estrae tutti i dati importanti contenuti nelle fatture fornitori ricevute e crea il documento corrispondente nell’applicazione ERP.

Utilizzare il servizio Olsa per l’analisi dei dati e per ridurre al minimo l’intervento umano, velocizzare il processo e offrire più precisione e sicurezza nella gestione delle fatture.

Lavorando a stretto contatto con la tecnologia integrata di riconoscimento dei caratteri (OCR, ICR, riconoscimento codici a barre) e controlli incrociati con i database esistenti, il servizio Olsa di cattura dei dati decodifica sequenze di caratteri con riconoscimento legato al contesto, su parole chiave, calcoli e validazione automatica. Olsa fornisce gli strumenti necessari per gestire con facilità la verifica e l’approvazione ai pagamenti di fatture fornitori con o senza ordine di acquisto, nel rispetto di alcuni requisiti ritenuti necessari dall’azienda cliente. In alcuni casi si potrà attuare un reale processo “touchless” (senza alcun intervento).

Utilizzando modelli di codifica, possono essere elaborate rapidamente anche le fatture non provenienti da richieste di acquisto. L’utilizzo di modelli codificati elimina il bisogno per gli utenti di ripartire manualmente le fatture tra i diversi conti economici e centri di costo, risparmiando del tempo prezioso.

Sulla base di criteri prestabiliti (i.e.: totale fattura, nome fornitore, ecc.), la fattura entra in automatico in un workflow approvativo specifico per il pagamento. Gli approvatori, dopo aver ricevuto un avviso via e-mail, possono attivare un link presente nell’e-mail per avere accesso a una interfaccia molto intuitiva per la validazione dove le fatture possono essere rapidamente approvate, rifiutate o tenute in sospeso. Nel caso in cui una fattura resta per troppo tempo in attesa nell’elenco attività di qualche utente, viene inviato in automatico un reminder via e-mail per renderne prioritaria l’approvazione.

In qualunque fase del workflow, qualunque utente può aggiungere dei documenti correlati per consentire o meno l’approvazione della fattura, molto utili in caso di controlli o audit trail futuri.

Grazie alla riconciliazione a “tre-vie”, Olsa verifica gli ordini di acquisto e le bolle di entrata merci corrispondenti appena arriva in azienda la fattura relativa all’ordine di acquisto. Nel caso in cui ci sia una discordanza nelle quantità o nei prezzi, la fattura viene inviata all’utente per essere verificata e gestita velocemente e in modo appropriato.

La soluzione Olsa può essere implementata in modo tale da gestire le fatture fornitori senza dover intervenire manualmente. Quando una fattura rispetta esattamente le condizioni stabilite con il fornitore e non si riscontrano discrepanze con l’ordine di acquisto e la bolla di entrata merci corrispondenti, viene gestita in automatico e messa in pagamento. I dati contenuti nella fattura vengono integrati nel sistema ERP mentre una copia dell’originale viene allegata e resa disponibile agli utenti autorizzati.

Le fatture possono essere salvate in modo sicuro utilizzando le policy avanzate di sicurezza dell’infrastruttura Olsa. È disponibile il backup del tuo archivio; puoi inoltre richiederne una copia su supporto digitale.

Copie in formato elettronico delle fatture vengono conservate nel tempo in base alle esigenze e possono essere condivise tra i vari uffici direttamente dalla applicazione web OLSA, mettendo fine allo spostamento disordinato di carta da un ufficio a un altro. L’archiviazione elettronica permette alle fatture di essere disponibili in qualunque momento e accessibili a tutto il personale autorizzato da qualunque postazione per il tempo richiesto. Per avere l’accesso al documento corretto, è sufficiente inserire uno o più criteri di ricerca nell’interfaccia web Olsa. Con un motore di ricerca multi-criteria, lo staff può selezionare quali campi visualizzare come aiuto nella ricerca della fattura fornitore in questione. Combinando più campi (nome fornitore, data fattura, valuta fattura), è possibile affinare e restringere la ricerca. Se consultate regolarmente elenchi di fatture fornitori, potete utilizzare le viste predefinite, disponibili nell’interfaccia web. Potete creare senza difficoltà anche le vostre viste con solo pochi click e metterle a disposizione anche degli altri utenti. Le fatture sono visibili e tracciabili al 100% in ogni singola fase del processo, per consentire di realizzare dei report per monitorare e misurare l’efficienza del processo.

Appositi dashboard permettono a tutti gli utenti di avere a disposizione senza difficoltà le informazioni necessarie per svolgere le proprie attività quotidiane, monitorare le performance e individuare problemi e opportunità nel momento in cui si presentano, rendendo ogni azione più snella ed efficace. Gli utenti possono accedere alle informazioni corrette senza problemi e quando ne hanno bisogno. I KPI e i dashboard consentono, sulla base di best practice e standard aziendali, di ottenere metriche che rispondono perfettamente alle necessità degli utenti coinvolti nel workflow di approvazione delle fatture fornitori. Il portale fornitori consente agli addetti alla contabilità fornitori un recupero di efficienza e di tempo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto. La gestione elettronica e automatizzata delle fatture consente alle aziende di risparmiare fino al 60-80%* sui costi rispetto ai modelli tradizionali di gestione. (*Fonte: Report di mercato Fatturazione elettronica Billentis 2015).